Le déploiement d’un plan pluriannuel de travaux (PPA) est la pierre angulaire d’une gestion patrimoniale efficace.
Il nécessite et crée le dialogue entre le gestionnaire de bien (Property Manager), garant de l’entretien et du maintien des immeubles, et le propriétaire ou son représentant (Asset Manager), ayant pour objectif l’augmentation de la valeur du bien, et de l’attractivité pour les locataires.
Deux visions qui nécessitent un dialogue et un arbitrage.
Un bon PPA consistera à trouver le juste équilibre entre la nécessité d’effectuer des travaux et le besoin de rentabilité.
Mais quels sont les éléments déterminants au bon déploiement d’un plan pluriannuel de travaux (PPA) de manière patrimoniale ?
Avoir une bonne vision de la conformité et de l’état du bâtiment par le déploiement d’un PPA
Un bon PPA doit amener de la sécurité dans la prise de décision. Il visera non seulement la conformité réglementaire, mais également la notion de fonctionnalité et de contemporanéité, afin de satisfaire les clients et usagers.
Afin d’assurer le déploiement d’un PPA, il est ainsi important de connaître et maîtriser l’état du bâtiment, dans sa fonctionnalité et son usage, mais également de sa conformité vis-à-vis des réglementations et normes en vigueurs.
Pour ce faire :
- Des constats techniques doivent être réalisés par des experts sur le terrain (Mainteneurs, gestionnaires etc)
- Les demandes des locataires doivent être étudiées
- Les échéances et les obligations réglementaires doivent être prises en compte dans le PPA.
Pour une prise en compte optimale, ces différents éléments et la liste des actions qui en découlent peuvent être intégrés dans une base de données à jour, et actualisée en temps réel, facilitant ainsi leur suivi, mais aussi la connexion avec le déploiement du PPA.
Les notions de performances environnementales sont également indispensables et constituent une véritable valorisation de l’immeuble auprès des investisseurs et des locataires.
Les expertises vénales réalisées régulièrement sur le patrimoine constituent également une réelle aise pour comprendre l’évolution des immeubles et identifier leurs axes d’amélioration.
Prioriser les travaux pour le déploiement du PPA
Après étude de l’état et de la conformité de l’immeuble, la deuxième étape d’un PPA réussi consiste à lister et à prioriser les actions à effectuer.
Les travaux proposés doivent être enrichis d’un certain nombre d’informations clés, permettant de les hiérarchiser en fonction de leur impact ainsi que de leur criticité (risque sanitaire, risque réglementaire, problématique environnementale, …)
La définition, au préalable, de critères clés et de thématiques ou sujet à prendre obligatoirement en considération permettra non seulement de faciliter l’arbitrage mais également de vérifier que les bonnes questions ont été posées lors de l’élaboration du PPA.
Prendre en compte la stratégie immobilière du propriétaire
Si le déploiement du PPA se fait au niveau de chaque immeuble, il ne faut pas perdre de vue qu’il s’inscrit dans une stratégie immobilière globale du propriétaire.
Il convient alors de s’assurer que le PPA respecte cette stratégie, et que les processus de validation et de priorisation y répondent.
Au-delà de l’aspect technique, des notions de stratégie patrimoniale globale peuvent entrent en jeu, telles que des démarches de cartographie ou encore de certifications (fonds labellisés ISR, certifications environnementales, …)
Définir une trame commune pour le déploiement du PPA
Comme précédemment évoqué, la responsabilité incombe au Property Manager de fournir un plan pluriannuel par immeuble qu’il gère.
Dans ce contexte, réfléchir en amont et en concertation avec l’Asset Manager, à une trame commune pour l’ensemble des bâtiments constituant le parc immobilier sous gestion est un prérequis indispensable, permettant d’inclure les données et indicateurs clés d’aide à la décision.
Il s’agit en effet de créer ou d’utiliser des outils facilitant l’arbitrage et réduisant la durée des phases de validation. Gardant en tête la vision patrimoniale de l’Asset Manager, favoriser l’homogénéité des supports est également primordial.
Cette trame doit définir :
- la politique générale
- les thématiques métier clés à prendre en compte
- les critères clé de l’arbitrage
Ces critères permettront aux propositions de travaux de s’enrichir d’informations cruciales tel que l’impact environnemental, les obligations réglementaires, etc.
Ces différents éléments peuvent prendre la forme d’une grille transmise aux Property Managers, ou d’une check-list à renseigner avant soumission du PPA.
À travers cette discipline, l’Asset Manager pourra s’assurer de la complétude des informations lors de son travail de validation.
Un travail qui pourra être largement facilité grâce à l’utilisation d’un outil adapté : le PPA By Provexi.
Hyper intuitif, ce dernier vous permet d’ajouter pour chaque ligne de travaux :
- des informations clés pouvant être rendues obligatoires
- d’associer des documents justificatifs (étude de prix, devis, etc.)
- de vérifier que les thématiques techniques sont toutes couvertes par le PPA
Favoriser les échanges lors du déploiement du PPA
Au-delà d’une trame commune, le déploiement du PPA nécessite aussi la définition des rôles de chacun et la chaîne des acteurs en charge de la validation.
Il est primordial que des échanges réguliers aient lieu entre les parties, et notamment entre l’Asset et le Property Manager.
Dans cette optique, recourir à des systèmes de workflow de travail et à des outils d’échanges informatiques est intéressant car ils permettent :
- de garantir une traçabilité
- d’avoir un historique des discussions et des modifications
- de fluidifier les échanges
- d’identifier plus facilement le rôle et les responsabilités des différentes parties
Bien gérer l’information
Pour un déploiement efficace du PPA, il est nécessaire d’avoir des informations claires et justes, notamment sur l’état des travaux actuellement engagés et sur les dépenses.
Une bonne pratique consiste à projeter des dépenses jusqu’à la fin d’année. En effet, les PPA étant réalisés en cours d’année pour les années suivantes, cela permet d’avoir un excellent repère et une aide à la décision.
Cette technique permet d’avoir une vision sur les montants non engagés pouvant être reportés et de visualiser l’avancement des travaux engagés par rapport au précédent prévisionnel.
L’objectif général étant de trouver le juste équilibre entre travaux et rentabilité.
N’oubliez pas que le déploiement du PPA s’appuiera sur celui de l’année précédente. Outre un gain de temps non négligeable, respecter cette méthodologie permettra d’enrichir le travail antérieur de nouvelles réflexions.
Conclusion :
Le déploiement d’un PPA est un formidable outil pour améliorer la rentabilité d’un parc immobilier. Il permet de prévoir, de lisser et de réduire les coûts.
Toutefois, pour fonctionner, il doit être efficace.
Il nécessite la mise en place de bonnes pratiques et de workflow, notamment :
- analyser la conformité et l’état de l’immeuble
- prioriser les travaux en fonction de la criticité
- prendre en compte la stratégie du propriétaire
- définir une trame commune pour tous les PPA avec des critères clés d’arbitrage
- définir le rôle de chacun et assurer des échanges réguliers entre les parties
- s’assurer de la justesse et la lisibilité des informations
- proposer une vision globale permettant un équilibrage patrimonial et une validation d’ensemble
Pensez à opter pour des solutions efficaces, et non chronophages.
La solution PPA by Provexi vous fournit un outil simple et personnalisable pour l’élaboration de vos PPA.
